ホームページの制作で重要な3つの書類を詳しく紹介

今回の記事を書いてる人

• 元雑誌編集記者
• オウンドメディアを構築
• コンテンツマーケティング

KOZA

雑誌編集記者からWeb業界に転身。SEOの内部要因と外部要因とを踏まえたオウンドメディアを構築。CVが獲得できるコンテンツマーケティングを実践

企画提案書は、初期に完成イメージを共有する書類

ホームページの制作を進めるうえで、制作会社から最初に提出される重要な書類は、企画提案書と呼ばれるホームページの概要をまとめたものです。具体的には、ホームページの目的、コンテンツの内容、サイトマップ、ワイヤーフレームやデザインカンプといった画面レイアウト、スケジュール、サーバー環境、概算の見積もり金額などが含まれています。

企画提案書は、ホームページの制作会社と最初に打ち合わせをした内容が盛り込まれています。ですから、ホームページの制作会社が、どれだけ要望をくみ取ってくれているのか、企画提案書の内容で判断することができます。通常は、その内容をもとに、ホームページの制作を依頼するかどうかを決定します。完成のイメージが共有できているか確認するためにも、企画提案書は欠かすことができない書類です。

要件定義書は、ホームページに搭載する機能を決める書類

企画提案書の内容に同意すると、次にホームページの制作会社から要件定義書が提出されます。要件定義書とは、制作するホームページの仕様をまとめたものです。具体的には、ホームページを構成する各ページの画面遷移や管理画面のイメージ、サーバー情報、プログラム開発内容、データベース、セキュリティなどのシステムなどの内容が含まれています。

ホームページ制作の発注から納品までの流れと必要な書類

企画提案書と要件定義書を確認して、内容に問題がなければ、ホームページの制作会社へ正式に発注します。ホームページの制作には、発注から納品、支払いまでの間に、様々な書類のやり取りが発生しますが、そういった書類の流れを抑え、管理するのもホームページの制作を依頼するうえで、大切な仕事のひとつです。

要件定義書では、打ち合わせをした内容と、企画提案書に盛り込んだ内容をさらに具体化するために整理していきます。企画提案書には提案レベルのものも含まれているので、要件定義書には打ち合わせをした後の決定事項だけが盛り込まれます。データベースなどを利用したシステムを開発する必要がないような、簡単なホームページを制作する場合は、企画提案書をブラッシュアップしたものを、要件定義書として提案されることもあります。

見積書は、作業や機能ごとに金額を明示する書類

要件定義書の内容に同意すると、次にホームページの制作会社から見積書が提出されます。見積書とは、ホームページを制作・公開するために必要な費用をまとめた書類で、企画ディレクション費用、デザイン費用、システム関連費用、ランニング費用などの費用が計上されています。正式な見積書は、要件定義書で仕様が固まった後に作成されますが、大まかなコストを知りたい場合は、企画提案書に概算の見積もりを盛り込んでもらうこともできます。

見積書の心得その1　追加費用が発生することがある

正確な見積書を作成するには、ヒアリング後の企画提案書で方向性をしっかりと固め、要件定義書でホームページの制作会社と意見のずれがないかどうか確認します。それでも制作が進む中で、当初はなった要望が発生することはよくあります。あくまでも作成時点の仕様に基づく金額であること、追加費用が発生する場合があることを心得ておきましょう。

例えば、会社案内、カタログなどの元原稿がない場合は、ホームページの制作会社に文章の作成を依頼することがあります。また、ホームページで使用する写真やイラストも、すべて用意できるとは限らないので、ホームページの制作会社に手配をお願いすることもあります。追加でお願いすることがあるたびに、いくらかかるのか、見積書に記載してもらいましょう。

見積書の心得その2　システム開発が必要な場合は複数の方法を検討する

ECサイトなど、Webサイトにシステムの組み込みが必要な場合、システムを新規開発するか、パッケージソフトを導入するか、SaaSを利用するかで、費用が大きく変わってきます。SaaSによっては、カスタマイズができず、要望をすべて満たせない可能性があるので、見積もりの時点でしっかり確認しましょう。要望を実現できる機能が備わっているのか確認するために、いくつかのSaaSを取り上げて、ホームページの制作会社に機能の比較表を作ってもらいましょう。

見積書の心得その3　初期費用だけでなく、運用費用も確認する

ホームページを制作するには、初期費用だけでなく、サイトを運用・改善するために必要な運用費用も発生します。見積書では、運用費用も含めたトータルの費用を確認しましょう。ホームページの制作を急いで、初期費用の見積もりだけで判断してしまうと、運用費用があいりまいになりがちです。サーバーやドメイン、SSLサーバー証明書などのライセンス費用だけでなく、ホームページを修正するスポット対応費用や、毎月の更新費用がかかるのかどうか、しっかり話し合っておくことをお勧めします。運用費用が想定よりも多い場合は、自社でWebサイトを更新できるCMSなどのシステム構築も検討しましょう。もちろん、CMSの構築にも費用が掛かるので、ホームページの更新を制作会社に依頼した場合の費用と比較することを忘れてはいけません。

まとめ

ホームページで商品を売る、資料請求を申し込んでもらうといった目的を達成するためには、制作会社とその目的を共有し、ホームページに機能を搭載することが重要です。そのためにも、今回紹介した3つの書類で、認識のずれがないかどうか、しっかり確認しましょう。最も気になる見積もりでは、どのような作業や機能にいくらかかるのか、必ずチェックしてください。見積もりの金額で折り合いがつかない場合は、ほかの制作会社からも見積もりを取り寄せましょう。制作会社の中には、初期費用が0円の会社もあるので、ぜひ費用を比べてください。